この記事のポイント
中小企業向けのChatGPTとExcelを用いた在庫管理効率化方法を解説- 在庫データ分析、需要予測、レポート作成の自動化による業務効率化の手順を紹介
- ChatGPTとExcelの組み合わせによる低コストでの在庫管理戦略を提供
監修者プロフィール
坂本 将磨
Microsoft AIパートナー、LinkX Japan代表。東京工業大学大学院で技術経営修士取得、研究領域：自然言語処理、金融工学。NHK放送技術研究所でAI、ブロックチェーン研究に従事。学会発表、国際ジャーナル投稿、経営情報学会全国研究発表大会にて優秀賞受賞。シンガポールでのIT、Web3事業の創業と経営を経て、LinkX Japan株式会社を創業。
在庫管理は、ビジネス運営にとって重要な要素ですが、課題も少なくありません。過剰在庫や品切れなど、在庫の適正管理は資金流動性や顧客満足度に大きく影響を及ぼします。
その在庫管理において、ChatGPTを利用することで作業を効率化できることをご存知でしょうか？
この記事では、中小企業でも導入しやすい、「ChatGPTとExcelを活用した在庫管理方法」について詳しく解説します。
在庫データの分析、需要予測、レポート作成といった作業を自動化し、業務効率を大幅に改善できる方法をステップバイステップでご紹介。
さらに、大企業の先進的なAI在庫管理の事例も取り上げ、AIを活用した在庫管理の可能性を探ります。
本記事が、AIを用いた在庫管理の知見を深め、ビジネスにおける競争力の強化の一助となれば幸いです。
最新モデル、ChatGPT4o(GPT-4o)について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください⬇️
ChatGPT-4o(GPT4 omni)とは？使い方、料金など詳細を徹底解説！
目次
ChatGPTを活用した在庫管理とは
在庫管理はビジネスの成功に不可欠な要素です。過剰在庫や品切れは、店舗経営や企業活動における避けたい問題です。
特に中小企業の場合、在庫管理システムへの大規模な投資は難しいかもしれません。
そこで、ExcelとChatGPTを組み合わせて活用することで、効果的かつ低コストで在庫管理を行うことができます。
ChatGPTを在庫管理に応用する場合、以下のような活用例が考えられます。
| 応用方法 | 説明 |
|---|---|
| 在庫データの解析と予測💡 | - 過去の在庫データや販売データから将来の需要を予測 - 需要の変動を予測し、適切な在庫レベルを維持 |
| 在庫関連の問い合わせ対応📩 | - 顧客からの在庫状況に関する問い合わせに自動で対応 - 特定の製品の在庫や入荷予定に関する情報提供 |
| レポート作成とアラート機能🚨 | - 在庫レベルに関するレポートの自動生成 - 在庫が一定レベルを下回った時のアラート通知 |
| 発注プロセスの自動化📠 | - 在庫が低下している製品を自動識別し、発注プロセスを開始 - 供給業者への自動発注メール送信など |
| ナレッジベースとしての利用🕵️♀️ | - 在庫管理に関する成功事例やガイドラインの提供 - 従業員が在庫管理情報を容易にアクセスし学習できる環境の提供 |
このように、ChatGPTを在庫管理に活用することで、データ分析や需要予測の精度向上、業務の自動化による効率化、人的ミスの削減などが期待できます。
ChatGPTを活用した在庫管理方法
ChatGPTで在庫管理を効率化する手順
在庫管理にChatGPTを使用する場合、Excelやスプレッドシートの使用が推奨されます。
これは、高度なプログラミング知識や高額なシステム導入よりも手軽で、誰でも試すことができるからです。
以下では、ChatGPTがどのように在庫管理を支援するかを一緒に見ていきましょう。
1. Excelの関数や式の作成を依頼する
まずは、在庫管理のさまざまな側面に対応するExcelの機能を最大限に活用するための質問をChatGPTに投げかけてみましょう。
在庫レベルの監視
【プロンプト例】
Excelで特定の商品の在庫が安全在庫量を下回ったら警告を表示する方法を教えてください。
条件付き書式を使用して、Excelで在庫レベルが低下している商品を視覚的に識別する方法はありますか？
安全在庫量の計算
【プロンプト例】
平均需要量と最大需要量を元に、Excelで安全在庫量を計算する式をどう設定すればいいですか？
リードタイムと需要の変動を考慮した安全在庫量の計算方法をExcelで実装するにはどうすればいいですか？
再発注ポイントの設定
【プロンプト例】
Excelで再発注ポイントを自動計算する式を作成したいです。需要予測と安全在庫量をどのように組み合わせれば良いですか？
特定の商品の在庫が再発注ポイントに達した際に、自動で注文リストに追加するExcelの方法を知りたいです。
上記は一例ですが、このように
また、ChatGPTとエクセルを連携させることで、在庫管理以外にもさまざまな用途で活用できます。
➡️ChatGPTとExcelを連携してできること5選！活用例を徹底解説
用語解説
- 安全在庫（Safety Stock）
予期せぬ需要の増加や供給の遅延に対応するために保持される追加の在庫。品切れを防ぐための保険として機能します。 - リードタイム（Lead Time）
注文を行ってから商品が配送され、受け取り可能になるまでの時間。リードタイムには、サプライヤーの生産時間や配送時間が含まれます。 - 再発注ポイント（Reorder Point）
在庫がどのレベルに達したら発注を行うべきかを示すポイント。安全在庫とリードタイム中の平均消費量を考慮して計算されます。
2. Excelマクロの作成を依頼する
以下は、在庫管理のシナリオでChatGPTにマクロの作成を依頼する例です。
【プロンプト例】
在庫が安全在庫数量に達した際に警告を生成するExcelマクロの例を提供してください。
【実際の出力例】
ChatGPT✖️マクロの回答例1
ChatGPTで作成したマクロ例２
Excelマクロを使用する手順
ChatGPTによって生成されたマクロコードを使用するには、以下の手順を実行します。
- Excelで在庫リストが含まれるワークブックを開きます。
- 「開発」タブの「Visual Basic」をクリックして、VBAエディタを開きます。（「開発」タブが表示されていない場合は、Excelのオプションからカスタマイズして有効にしてください。）
- 「挿入」メニューから「モジュール」を選択して、新しいモジュールを追加します。
- ChatGPTによって出力されたVBAコードを新しいモジュールにコピー＆ペーストします。
- VBAエディタを閉じ、Excelに戻ります。
- 「マクロ」をクリックし、作成した「CheckSafetyStock」マクロを選択して実行します
また、ChatGPTでVBAマクロを作成する方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
ぜひあわせてお読みください。
➡️ChatGPTでVBAマクロを作成する方法をわかりやすく解説！
注意点
マクロの具体的な実装やカスタマイズはユーザーが行う必要があります。
通常のExcelワークブック（.xlsx形式）は、マクロを保存することができません。
そのため、マクロを含むファイルを保存するには、以下の形式で保存する必要があります。
「.xlsm」（Excelマクロ有効ワークブック）・「.xlsb」（Excelバイナリワークブック）・「.xlam」（Excelアドイン）
3. データ分析と予測のアドバイスを依頼する
ChatGPTに搭載されたAdvanced Data Analysisでは、ファイルを読み込んでデータの解析を行うことができます。
在庫管理の分野では、ChatGPTを活用してデータ分析や予測を行い、意思決定をサポートすることが可能です。
例えば、 「在庫管理の優先順位を決定するためのABC分析」をChatGPTに依頼することができます。
【プロンプト例】
在庫管理の優先順位を決定するためのABC分析を実施してください。
ChatGPTは、与えられたデータを基にABC分析を実行し、在庫アイテムを重要度に応じてA、B、Cのグループに分類します。
この分析結果を活用することで、在庫管理の優先順位を決定し、効率的な在庫コントロールを実現できます。
ChatGPTのABC分析結果例
【シナリオ別】在庫管理に使えるプロンプト例
以下は、在庫管理におけるデータ分析と予測のシナリオ別プロンプト例です。
データ整理と前処理
【プロンプト例】
Excelで複数の在庫管理シートから重複するデータを除外する方法は？
Excelのデータを使って、在庫管理のためのダッシュボードを作成する一般的なステップを教えてください。
データ分析
【プロンプト例】
Excelで在庫データから最も売れている商品を特定するにはどうすればいいですか？
過去の在庫データを基に、Excelで在庫の季節性トレンドを分析する方法を教えてください。
予測
【プロンプト例】
Excelで在庫の需要予測モデルを作成する基本的な方法は何ですか？
ChatGPTを使って、特定の商品の将来の在庫レベルに影響を与える可能性のある要因をリストアップしてください。
最適化
【プロンプト例】
Excelのソルバー機能を使って在庫コストを最小化する発注量をどのように計算しますか？
ChatGPTによるアドバイスを基に、過剰在庫を避けるための戦略を教えてください。
レポート作成
【プロンプト例】
Excelで在庫管理レポートを自動生成するマクロを作成するにはどうしたら良いですか？
在庫状況を定期的にチェックするためのExcelのアラートシステムを設定する方法を教えてください。
今回はChatGPTとExcelの活用に焦点を置いて説明しましたが、Googleスプレッドシートにおいても活用できます。
ChatGPTとスプレッドシートを連携させる方法については、こちらの記事をご覧ください。
➡️[ChatGPTとスプレッドシートを連携する方法！できることを徹底解説]
ChatGPTで在庫管理を活用する際の注意点
ExcelとChatGPTを組み合わせて在庫管理を行うことは、特に中小企業にとって有効な手段ですが、いくつかの注意点を踏まえた上で適切に利用することが重要です。
データの正確性と一貫性の確保
手動でのデータ入力は誤入力のリスクがあります。データの正確性と一貫性を確保するために、以下の点に注意しましょう。
- 入力ルールを設定し、従業員に周知徹底する
- 入力データのダブルチェックを行う体制を整える
- データ入力の自動化を検討する（バーコードスキャナなどの活用）
ChatGPTの適切な活用
ChatGPTを在庫管理に活用する際は、以下の点に注意が必要です。
- 機密情報や個人情報をChatGPTに入力する際は、データのプライバシーに関するガイドラインを遵守する
- ChatGPTの回答は一般的な情報に基づいているため、自社の状況に合わせて適切に解釈・応用する
- ChatGPTは在庫管理のアドバイスや質問に回答できるが、実際の在庫データへのアクセスがないため、具体的な分析や予測には限界がある
【関連記事】
➡️ChatGPTのセキュリティリスクとは？実際の事例を踏まえて対策を解説
セキュリティとバックアップ対策
Excelファイルには機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策が必要です。
- ファイルのアクセス管理を行い、権限を適切に設定する
- パスワード保護を行い、不正アクセスを防ぐ
- 定期的なバックアップを実施し、データ紛失のリスクを最小限に抑える
これらの注意点を踏まえつつ、ExcelとChatGPTを効果的に組み合わせることで、中小企業でも在庫管理の効率化と最適化を実現できるでしょう。
在庫管理におけるAIの活用事例
ここまで、ExcelとChatGPTを使用して在庫管理を行う方法について詳しく見てきました。
次に、実際のビジネス現場でAIが在庫管理にどのように活用されているかを見ていきましょう。
そごう・西武／画像認識AIを活用した「デジタル在庫管理」
そごう・西武では、西武池袋本店の諸国銘菓・名産売場とそごう大宮店の諸国銘菓に対して、バーコードやRFIDを必要とせず、AIを用いた単品在庫管理を実施しています。
これは、画像認識AIを組み込んだ在庫管理業務アプリを利用することで、バーコードの有無に関わらず、商品の在庫単品管理が可能な仕組みを提供しています。その作業はスマートフォンで撮影するだけです。
また、画像認識AIの検知率については、約99％にまで高めることができているとしています。
このように、AIを活用することで、在庫管理の効率化と精度向上を実現しています。今後のデジタル化の拡充、需要予測や自動発注への展開にも期待が持たれます。
在庫管理アプリの画面 (参考：PRTIMES
大塚商会の「dotData（ドットデータ）」
大塚商会では、「dotData（ドットデータ）」というデータ分析ツールを提供しています。20万円から利用できるため、中堅・中小企業はもちろん、部署単位で導入できるAIとして注目されています。
dotDataを活用することで、手作業で行う他なかったデータ分析の前段の作業を自動化し、需要傾向をとらえた正確な在庫管理を行う事が可能です。
中小企業にとって、AIを活用した在庫管理の導入ハードルを下げる有望なソリューションと言えるでしょう。
参考：大塚商会
上記で紹介した事例以外にも、医療、金融、クリエイティブ産業など、様々な分野でChatGPTの活用が広がっています。
詳しくは以下の記事で50の活用事例を紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
➡️ChatGPTの活用事例50選！企業や自治体、教育現場での例を徹底解説！
まとめ
本記事では、AI技術、特にChatGPTを用いた在庫管理方法について詳細に探求しました。
ChatGPTを使用することで、データの分析と質問応答を自動化し、より効率的かつ正確な在庫管理を実現することが可能となります。
また、具体的な実例を通じて、AIを活用した在庫管理がビジネスの効率化にどのように寄与しているかを確認しました。
今後、この知識を活用してビジネスプロセスに取り組み、在庫管理をよりスムーズかつ効率的に行うことで、業績向上に繋げていきましょう。この記事がその一助となれば幸いです。
