2024-09-14

ChatGPTでメール作成を効率化！プロンプト例や注意点を解説

この記事のポイント

この記事は、ChatGPTを使用してメールを効率的に作成する方法に焦点を当てています。
ChatGPTの基本情報からメール作成のコツ、注意点に至るまで、幅広く解説しております。

監修者プロフィール

坂本将磨

Microsoft AIパートナー、LinkX Japan代表。東京工業大学大学院で技術経営修士取得、研究領域：自然言語処理、金融工学。NHK放送技術研究所でAI、ブロックチェーン研究に従事。学会発表、国際ジャーナル投稿、経営情報学会全国研究発表大会にて優秀賞受賞。シンガポールでのIT、Web3事業の創業と経営を経て、LinkX Japan株式会社を創業。

メールは、ビジネスコミュニケーションにおいて欠かせないツールですが、その作成には多大な時間と労力がかかります。特にビジネスメールでは、適切な言葉遣いや書式が求められ、その一つ一つに心を配る必要があります。

そこで本記事では、最新のAI技術を活かし、効率良く質の高いメールを作成する方法を解説していきます。OpenAIが開発した対話型AIサービス「ChatGPT」の使い方から、メール作成のコツ、注意点、さらには代表的な活用サービスまで、ChatGPTを用いたメール作成に役立つ情報を提供します。

あなたのビジネスメール作成をスムーズに進め、作業効率を大幅に向上させるための手助けとなる内容をぜひご覧ください。

また、弊社ではAI搭載マーケティングツール「リーチバイ」を提供しています。
現在、先行予約を受け付けていますので、興味のある方はぜひ以下のリンクをご覧下さい。

▼サービスの詳細・お申し込みはこちらから▼
AIマーケティングツール「リーチバイ」

ChatGPTでメールを作成するプロンプト

お礼のビジネスメール作成用のプロンプト

海外企業へのビジネスメール作成用プロンプト

保護者へのお知らせメール作成のプロンプト

その他、ビジネスで使えるプロンプトの紹介

ChatGPTでメール作成する際のポイント

ChatGPTでメールを作成するプロンプト

ここでは、ChatGPTでメールを作成する時に使えるプロンプトと、その出力例を紹介していきます。

お礼のビジネスメール作成用のプロンプト

プロンプト例

命令書
あなたは広告会社の営業担当です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高のお礼のビジネスメールを出力してください。

#制約条件：
・文字数: 350文字以内
・簡潔な出力

#入力文：

宛先: ○○会社の担当者
メールの件名: 本日のお打ち合わせの御礼
趣旨: 
求める行動: 打ち合わせの御礼と次の打ち合わせの日程調整依頼
文体: 丁寧に
返信期限: 来週の月曜日まで

このように条件を指定することで質の高い回答を生成することが出来ます。

こちらがChatGPTの生成したお礼のビジネスメールの一例です。

実際の回答１
生成されたメール文

海外企業へのビジネスメール作成用プロンプト

プロンプト例

命令書
あなたはテレビ局に務めています。
以下の制約条件と入力文をもとに、海外の企業にインタビューを依頼する際の最高のビジネスメールを出力してください。

#制約条件：
・文字数: 350文字以内
・丁寧で詳細な出力

#入力文：で

宛先: ○○団体の担当者
メールの件名: インタビューを依頼
趣旨: 
求める行動: 海外の企業にインタビューを依頼する英語のメールを作成
文体: 丁寧で明確に
返信期限: 来週の月曜日まで

こちらがChatGPTの生成した海外の企業にインタビューを依頼する際のビジネスメールの一例です。

言語を指定することで、日本語以外のメールを作成することもできます。

回答2

回答3
生成されたメール文

保護者へのお知らせメール作成のプロンプト

プロンプト例

命令書
あなたは保育士です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の保護者に遠足のため給食がないことを伝えるメールを出力してください。

・文字数: 200文字以内
・丁寧な文で

#入力文：

宛先: 保護者の皆様
メールの件名: 月曜日の遠足について
趣旨: 
求める行動: 保護者に遠足のため給食がないことを伝えるメール作成
文体: 丁寧で明確に

こちらがChatGPTの生成した保護者へのメールの一例です。

回答４
生成されたメール文

このようにChatGPTを活用することで、それぞれのシチュエーションに合わせて最適なメールを生成することが出来ます。

その他、ビジネスで使えるプロンプトの紹介

メール作成以外でも、様々な用途で使えるプロンプトテンプレートを紹介しています。
興味のある方は、こちらの記事もあわせてご覧ください⬇️

【厳選30個】ChatGPTのプロンプトテンプレート一覧！【ビジネスにも】 | AI総合研究所

ChatGPTのプロンプトテンプレート30個を紹介。教育、ビジネス、会議・プレゼンテーション、開発の各分野で活用可能。効果的なプロンプト設計のコツや、AIの性能向上への期待についても解説。

https://www.ai-souken.com/article/chatgpt-prompt-templates-showcase

ChatGPTでメール作成する際のポイント

ChatGPTを使ってより質の高いメールを作成する際のポイントは、以下の通りです。

メールの目的を明確化する

メールを作成する前に、そのメールの目的を明確に理解することが重要です。
伝えたい内容や期待する反応を明らかにし、それに沿った構成とトーンでメールを組み立てます。

適切な言語とトーンを選ぶ

メールの受信者の背景や立場を考慮し、適切な言語とトーンを選択します。
ビジネスシーンでは丁寧な表現を心がけ、親しい間柄であればより友好的なトーンで書くなど、状況に応じた使い分けが求められます。

プロンプトを工夫する

ChatGPTに与えるプロンプト(指示)を工夫することで、より適切で効果的なメール文を生成できます。
目的や受信者、伝えたい内容を明確に指示し、必要に応じて例文や構成案を提供することで、ChatGPTはより的確な提案を行ってくれるでしょう。

これらのポイントを意識しながらChatGPTを活用することで、ビジネスシーンに適した高品質なメールを効率的に作成することができます。

メールの目的を見失わず、受信者に配慮した言葉選びを心がけ、ChatGPTの力を最大限に引き出すことで、効果的なメールコミュニケーションを実現しましょう。

ChatGPTでメール作成を行うメリット

ChatGPTを活用したメール作成には、以下のようなメリットがあります。

時間の節約

日本ビジネスメール協会の調査によると、

メールを1通読むのにかかる平均時間は1分23秒
メールを1通書くのにかかる平均時間は5分49秒

とされています。同協会が発表した、「1日ビジネスメールの平均送受信の数」を掛け合わせると、1日あたり約2時間近くビジネスメールに時間を割いている事になります。
ビジネスメール実態調査2023

参考:日本ビジネスメール協会

このように手間と時間のかかるメール作成も、ChatGPTを使うことで一瞬で完成させることができ、作業効率を向上させます。膨大な時間を要するメール作成を自動化することで、他の重要なタスクに集中できます。

カスタマイゼーションとスケーラビリティ

特にビジネスの場面では、メールの構成や適切な表現など、受信者に最適なメッセージを送ることが求められます。
ChatGPTは多様なニーズやシナリオに合わせて、カスタマイズ可能な文面を生成することができます。状況に応じた最適なメール文を作成し、大量のメールを効率的に処理することが可能です。

最近メールを打つ時にChatGPTに手伝ってもらっている
文章考えるの苦手な人におすすめ
— TAO (@tao15102) March 17, 2024

言語の幅広いサポート

ChatGPTは複数の言語での対応が可能で、グローバルなコミュニケーションを促進します。多言語でのメール作成を自動化することで、言語の壁を越えたスムーズなコミュニケーションを実現できます。

ChatGPT、英語のビジネスメール作成にめちゃちゃ便利だ! 最後にきちんと確認しないと怖いけど… pic.twitter.com/T3fXa0nrZd
— 田所淳（宣伝・告知のみ）X🙅‍♂️🙅‍♂️🙅‍♂️X (@tadokoro) December 5, 2022

ChatGPTのこれらのメリットを活かすことで、ビジネスメールの作成における時間と労力を大幅に削減し、効果的なコミュニケーションを行うことができます。AIの力を借りてメール作成を最適化し、生産性の向上とグローバルなビジネス展開を加速させましょう。

ChatGPTでメール作成する際の注意点

ChatGPTを使うことで手間も時間もかかるメール作成を瞬時に終わらせることができ、作業効率を劇的に向上させることが可能です。しかしChatGPTを使う際にはいくつかの注意点が存在します。
メール作成の際に注意すべき点は主に以下の通りです。

人の目によるチェックを行う

ChatGPTは、メールの意図やニュアンスを完全に理解しているわけではありません。そのため、生成された内容を自分で確認し、必要に応じて調整を行う必要があります。文法エラーや事実誤認がないか、手動で最終確認するようにしましょう。

情報の正確性

特に事実を伝えるメールの場合、ChatGPTが生成した内容に誤りがないかを確認し、必要な編集を加えることが重要です。情報の正確性を確保するために、自分で内容を精査する習慣をつけましょう。

個人情報の取り扱い

ChatGPTを使ってメールを作成する際は、個人情報を含めないように注意が必要です。安全性を確保するために、個人情報の漏洩を防ぐことが肝要です。

これらの注意点を意識することで、ChatGPTを使ったメール作成をより効果的かつ安全に行うことができます。AIが生成したメールはあくまで下書きとして扱い、常に最終的な品質と内容の責任はユーザーにあることを忘れないでください。

必要に応じて柔軟に調整を行い、ChatGPTの力を最大限に活用しましょう。

代表的なビジネス用AIツールの紹介

ChatGPTの技術を取り入れたいくつかのビジネスメール作成ツールは、プロセスの自動化を効率化し、常に一定の品質を維持する助けとなります。

代表的なものには以下のようなサービスがあります：

Hitobo

hitobo
参考Hitobo

Hitoboは自然言語処理を使用して、顧客の質問に迅速かつ効果的に応答するメール応答を生成するサポートツールです。

URL・PDF等ファイル・問い合わせ履歴からQ&Aを自動生成し、ユーザーの問題解決を最大化します。

ferret One

参考:ferret One

ferret Oneは顧客対応の自動化を目指し、メールでの顧客対応を簡素化するCRMサービスです。手間のかかるメルマガ作成の過程を自動化できます。

これらのツールは、ビジネスメールの負担を軽減し、より重要なタスクに集中するための時間を確保する手助けをします。
ChatGPTとこのような効率化ツールを組み合わせることで、ビジネスプロセスをさらにスムーズにし、コミュニケーションの効率を一層向上させることができます。

まとめ

この記事ではChatGPTを使ってメールを作成する方法をシチュエーションに合わせて例を挙げて解説しました。また、メール作成のメリットや注意点、さらに代表的なChatGPT活用サービスの紹介も行いました。
ChatGPTを取り入れることで、効率的なコミュニケーションや顧客満足度の向上、時間の節約が期待できます。しかし、内容の確認や個人情報の取り扱いには注意が必要です。

さらに、代表的なChatGPT活用サービスも紹介しました。ChatGPTを使ったメール作成は、ビジネスの成果を向上させる有力な手段です。
是非皆さんもChatGPTをメール作成を助けるツールの一つとして活用し、作業効率向上を実現しましょう。