ChatGPTを活用したFAQの作り方を解説！社内FAQや顧客対応にも

本記事では、ChatGPTを活用したFAQ作成の方法について詳しく解説します。顧客の疑問や懸念に対処し、カスタマーサポートの負荷を軽減するFAQの重要性から、ChatGPTを使用してよくある質問を特定し、回答を自動生成する方法まで、具体的なステップを実際の運用シナリオをもとにご紹介します。

自動生成されたFAQの例と合わせて、ChatGPTを用いたFAQ作成のメリットと注意点も説明しますので、今後の顧客サポートの質の向上や社内F&Qの作成にお役立てください。

最新モデル、ChatGPT4o(GPT-4o)について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください⬇️
ChatGPT-4o(GPT4 omni)とは？使い方、料金など詳細を徹底解説！

ChatGPTを使ったFAQ作成方法

FAQの作成にChatGPTを活用する具体的な方法を、以下の2つのアプローチに分けて解説します。

1. 過去の問い合わせ内容を基にFAQを作成する
   これまでにユーザーから寄せられた質問や疑問点をChatGPTに入力し、それらに対する適切な回答を生成してもらいます。
   この方法では、実際のユーザーの関心事や懸念点を反映したFAQを効率的に作成できます。
   
   
2. FAQの作成プロセス全体をChatGPTに任せる
   ECサイトの概要や特徴、提供するサービスや商品の情報をChatGPTに提供し、想定される質問とその回答を自動的に生成してもらいます。
   この方法では、運営者の手を煩わせることなく、短時間でFAQを作り上げることができます

ここでは、ECサイトの運営者が自社のFAQを作成するシナリオを想定しています。

1.過去の問い合わせ履歴を元に社内FAQ作成する方法

FAQを作成する際には、過去の問い合わせ対応履歴を活用することが効果的です。
この履歴データは、顧客からの問い合わせで最も頻繁に寄せられるトピックや問題を明らかにするための基盤となります。

チケットシステム、Eメール、チャット履歴など、様々な情報源からのデータを収集してください。

問い合わせ対応履歴が用意できたら、ChatGPTに以下のような指示を与えます。

1. 添付したファイルを読み込んで、関連する内容ごとにグループ分けしてください。
2. グループごとに質問と回答を1つだけ生成してください。
3. 結果を出力してください。

この指示に従って、ChatGPTがFAQを自動的に生成してくれます。以下は、生成されたFAQの一例です。

過去の問い合わせによるFAQ作成

過去の問い合わせ履歴を活用することで、顧客のニーズに合ったFAQを効率的に作成することができます。
ChatGPTを利用することで、膨大な履歴データから重要なポイントを抽出し、適切な質問と回答のペアを自動的に生成することが可能になります。

2.ChatGPTにケース想定からFAQ作成まで依頼する方法

この方法では、想定される質問と回答の全てをChatGPTに生成してもらいます。
生成の際の情報源としては、サイトの本文や記事のデータファイルなどが考えられます。状況に応じて、最適なものを選択してください。

FAQを生成するために、掲載予定の本文全てをChatGPTに入力します。

その際、以下のようなプロンプトを使用します。〇〇の部分には、自分が想定しているシチュエーションを記載してください。

これらは〇〇のサイトの本文です。内容を分析して、FAQを5個考えてください。

このプロンプトを与えると、ChatGPTが自動的にFAQを生成してくれます。以下は、その結果の一例です。

ChatGPTに任せてFAQを作成した結果

このように、ChatGPTに本文を提供し、FAQの生成を依頼することで、効率的にFAQを作成することができます。

ChatGPTを活用することで、FAQの作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。適切なプロンプトを与え、生成された内容を精査することで、質の高いFAQを効率的に準備することができるでしょう。

ChatGPTをFAQ作成に活用するメリットとデメリット

ChatGPTを活用してFAQを作成するにあたって、様々なメリットやデメリット、注意点が存在します。ここでは、それぞれについて知っておくべき事を簡単に紹介します。

メリット

• 効率的な作成
  ChatGPTを活用することで、短期間で幅広いFAQを効率的に作成することができます。AIの力を借りることで、人手だけでは実現が難しい速度と規模でFAQの整備が可能になります。
• コスト削減
  FAQの作成にChatGPTを導入することで、人的リソースを削減し、人件費を抑えることができます。AIが自動的に回答を生成するため、人員配置を最適化し、コストを最小限に抑えられます。

また、F&Qの作成以外にも、議事録の作成や社内文書の要約、メールの作成といった業務の効率化にも、ChatGPTはその能力を発揮します。

詳しくは、こちらの記事で解説しています。

【メール作成へ活用】
➡️ChatGPTでメール作成を効率化！プロンプト例や注意点を解説

【社内データの要約・分析】
➡️ChatGPTに自社データを学習させる方法！セキュリティ面や活用例も解説

デメリット

• セキュリティリスク
  ChatGPTを介して顧客データが漏洩するリスクがあります。
  ユーザーの個人情報や機密データを扱う際は、十分なセキュリティ対策が必要不可欠です。

【関連記事】
➡️ChatGPTのセキュリティリスクとは？実際の事例を踏まえて対策を解説

• 品質の不安定さ
  AIによって自動生成されたFAQの内容は、品質にばらつきがある場合があります。一貫した品質を保つためには、定期的な内容の見直しと更新が欠かせません。

このように、ChatGPTを利用する上ではいくつかの注意すべき懸念点も存在します。その利用には、適切なルールの制定やセキュリティ意識を高めることが重要です。

【関連記事】
➡️ChatGPTの問題点とは？その危険性や社会に与える影響を解説

ChatGPTでFAQを作成する時のポイント

情報の正確性確認

ChatGPTが生成した情報には、ハルシネーションと呼ばれる誤りが含まれている可能性があるため、ファクトチェックは必須です。最終的には人間の目で内容を精査し、情報の正確性を確認することが重要です。

【関連記事】
ハルシネーションとは？その原因やリスク、対策方法を解説

データプライバシーの確保

顧客データのセキュリティを確保するためには、データ保護に関する規則を遵守し、適切なセキュリティ対策を講じることが求められます。ユーザーのプライバシーを尊重し、データの適切な取り扱いには細心の注意を払う必要があります。

ChatGPTにはオプトアウト機能が用意されているので、必要に応じてこの機能を活用し、ユーザーのプライバシー保護に努めましょう。
オプトアウトにより、ユーザーは自分の情報がChatGPTのシステムで使用されないようにコントロールすることができます。

【参考記事】
➡️ChatGPTのオプトアウトとは？入力データを学習させない為の設定方法

FAQの作成にChatGPTを活用する際は、これらのポイントを十分に理解し、実践することが不可欠です。情報の正確性を確保し、ユーザーのプライバシーを守ることで、信頼性の高いFAQを提供することができるでしょう。ChatGPTの力を借りつつ、人間の責任ある判断と配慮を忘れずに、質の高いFAQの作成を目指しましょう。

まとめ

この記事では、ChatGPTを活用したFAQについて紹介しました。ChatGPTを使ったFAQ作成は、顧客サポートの質を向上させるための一つの手段であり、その成功は適切な運用と管理にかかっています。

将来的には、この技術がもたらす可能性を最大限に活用し、顧客との関係を強化し、企業の成長を促進するための戦略的な取り組みが重要になってくるでしょう。