この記事のポイント
この記事はChatGPTを利用したタスク管理方法を詳細に解説しています。- ChatGPTを活用すれば、業務の効率を大幅に上げることが可能です。
- また、タスクを整理しやすくすることで、漏れや遅れを防ぐことにもつながります。
監修者プロフィール
坂本 将磨
Microsoft AIパートナー、LinkX Japan代表。東京工業大学大学院で技術経営修士取得、研究領域：自然言語処理、金融工学。NHK放送技術研究所でAI、ブロックチェーン研究に従事。学会発表、国際ジャーナル投稿、経営情報学会全国研究発表大会にて優秀賞受賞。シンガポールでのIT、Web3事業の創業と経営を経て、LinkX Japan株式会社を創業。
日々の業務効率化は誰もが求める目標ですが、タスク管理の難しさに直面することも少なくありません。
そこで注目を集めるのが、AIを活用した新たな解決策「ChatGPT」です。
この記事では、ChatGPTによるタスク管理のメリットや具体的な活用法、さらには進捗確認や自己反省などを効率化する方法について詳しくご紹介しています。 リスト作成やカテゴリ分け、スケジュール案の作成からプロジェクトのマイルストーン設定まで、多岐にわたります。
ただしChatGPTではまだ通知機能や自動連携は提供されていないため、他のツールとの併用も視野に入れておくと良いでしょう。また、セキュリティやプライバシーへの注意点も忘れずに。
この新たなアプローチで、より一層の生産性向上を目指しましょう。
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目次
ChatGPTを活用したタスク管理とは
ChatGPTは生成AIで代表されるサービスの一つです。
このChatGPTはタスク管理やプロジェクトの進行をサポートするツールとしても活用することができます。
この記事では、ChatGPTがタスク管理にどのように役立つのかを具体的なシチュエーションやプロンプト例を交えて解説します！
タスク管理にChatGPTを利用することのメリット
タスク管理にChatGPTを利用することはいくつかのメリットが考えられます。
-
業務の効率化
タスク管理をChatGPTに任せることができ、人間の業務が激減することにつながります。また、AIによるより最適なスケジュールも提示することができます。 -
タスク漏れやタスク遅れを防げる
自分がプロンプトした内容を漏れなく反映できます。さらに、締め切り期日が近づくとリマインドさせることができます。 -
生産性の向上
作業負荷を分析し最適なリソース配分を提案してくれることにより、プロジェクトの成功率が向上します。
ぜひ上手に活用して日々のお役に立てると幸いです。
ChatGPTを活用したタスク管理の実例
では、ChatGPTを使ったタスク管理の基本的な方法と、それを実現するためのプロンプト例を紹介します。ぜひ気に入ったものがあれば実際にやってみてください！
プロンプトに興味がある方は以下もご覧ください。
【関連記事】
ChatGPTのプロンプトとは？効果的な書き方やコツ、活用例を紹介
タスクのリスト化とカテゴリ分け
ChatGPTに日々のタスクを、カテゴリや優先順位で整理してもらうことができます。
効率的に使いこなすためのポイント:
- 時間軸で「短期」「中期」「長期」に分け、見通しを立てる。
- 「仕事」「プライベート」に分類し、タスクの目的を明確にする。
今回は、例としてPythonを習得するために必要なタスクを実際にChatGPTを利用してリスト化してみようと思います。
プロンプト例
「Pythonを習得に向けたタスクを短期、中期、長期に分類してリスト化して」
すると以下のように出力されました。
出力例
内容が気に入ったら表にしてみましょう。
プロンプトは「ではこれをまとめて表にして」で出力されます。
出力例
表の出力
出力されたエクセルをダウンロードしてタスク管理すると良いですね！
タスクのチェックリスト作成
やるべきことをリスト化したら、漏れなくタスクを達成するためにChatGPTを利用してチェックリストを作成してもらうこともできます。
プロンプト例:
社会人の業務リストのチェックリストを作成します。
以下のタスクをチェックリスト化して
・デェスカッションルームの予約
・メールの返信
・クライアント先へのアポ
・会議の資料作成
・報告書の作成
・クライアントの下調べ
・チームでプロジェクト会議
・予算の見積もり
出力例の画像
するとチェックリストが作成されます。
時間管理とスケジュール案作成
ChatGPTを活用すれば、1日のスケジュール提案や集中時間・休憩時間のバランスを設定することもできます。
スケジュールの微調整と定期的なレビュー提案
ChatGPTにスケジュールを作成させ、さらに日々の調整や週次の中間レビューを行うプロンプトで、計画を進めやすくします。
プロンプト例:
今回は例として、タスクのリスト化とカテゴリ分けに用いたプロンプト例に続いてChatGPTに指示を出してみます・
「Pythonを習得に向けたタスクを短期、中期、長期に分類してリスト化で作成した短期をもとにして習慣スケジュールを朝、日中、夜に分けて作成して。この時、木曜日に中間レビューのリマインダーを設定して」
出力例の画像を挿入
「作業の集中時間」と「休憩時間」の提案
ChatGPTにポモドーロテクニックの作業サイクル（集中作業と休憩時間）を提案をすることで、高い生産性で作業をこなせ、また時間管理が容易になります。
プロンプト例:
Python習得の短期リストをもとにして、1日に集中的に学習するタイムスケジュールを作成してもらいます。
「Python学習の短期リストを週末にまとまった時間を設定して進めたいので、25分作業、5分休憩を4回行った後に長い休憩を取るスケジュールを立てて。」
出力例の画像
ChatGPTを使ったプロジェクト管理と進捗確認の方法
長期プロジェクトでは、ChatGPTを活用してマイルストーンを設定し、進捗確認のサポートもできます。
マイルストーンを視覚化するプロンプト例
プロジェクトのマイルストーンを表形式で整理すると、各段階の進捗が確認しやすくなります。
プロンプト例:
自社サービスに新しいシステム導入のプロジェクトを例にしてChatGPTにマイルストーン作成から、それに基づく表を作成してもらいます。
「1/1からの１ヶ月で自社サービスに新しいシステム導入するプロジェクトの各段階ごとのマイルストーンを作成して、各段階の完了期間と必要タスクをまとめて表にして。」
出力例の画像
毎週の進捗レビューと次週のタスク計画
ChatGPTで週次レビュー用の質問リストを作成し、プロジェクトの進捗確認と次週のタスク計画を立てることができます。
プロンプト例:
上記のプロジェクトの初週が終わり、次週に向けた進捗確認とタスク計画を作成してもらいます。
「上記のプロジェクトで初週の進捗確認をするためのレビュー質問と、翌週のタスク計画案を作成して」
出力例の画像
自己反省と成長のためのリフレクションプロンプト
日々の進捗や振り返りをChatGPTにサポートしてもらうことで、目標に向けて着実に進めることができます。
プロンプト例:
日々Pythonの基本文法を学習中だとした時に、ChatGPTに今日の学習を振り返ることができるのに効果的な問題を出してもらいました。
「Pythonの基本文法の学習した日の後に学習内容を効果的に確認でき、次回の学習に活かせる問題を３つ程度出して」
出力例の画像
また、この問題に対する答えと解説も以下のように出力すると答えてくれます。
「問題の答えと解説をして」
タスク管理作成後の出力の調整
多数の方法でタスク管理ができるChatGPTですがその出力の方法も多く調整することができます。ここではタスク整理後の出力の方法をご紹介します。
プロンプトは全て「XXXXの形式で出力して」というと実現できます。
エクセルでの出力（csvなども可能）
エクセルや好みの形式での出力が可能です。
エクセル出力
mermaid表示での出力
mermaidでの表示
mermaidという記法で出してというとフローチャートのような表記が簡単に可能です。
表示の方法は以下の記事をご参考にしてみてください。
【関連記事】
ChatGPTでマインドマップを作成・出力する方法をわかりやすく解説！
Google カレンダーでインポートできる形での出力
せっかくだからGoogleカレンダーでタスク管理したいですよね。
そんな場合にはそのまま「Googleカレンダーでインポートしたい」と伝えてみてください。インポートできる形で出力されます。
Googleカレンダー出力画面
Notionへの出力
Notionへの出力
有名な情報管理ツールであるNotionへの出力も可能です。
Notionについて知りたい方は以下の情報も参考にしてみてください。
【関連記事】
NotionAIとは？何ができる？使い方や料金、無料枠について徹底解説！
タスク管理におけるChatGPT活用の注意点
ChatGPTを活用してタスク管理を行う際には、データセキュリティやプライバシー保護に配慮し、AIに頼りすぎないバランスの取れた使い方を意識することが重要です。
個人情報や情報漏洩したくないものは含めないようにしましょう。
データセキュリティとプライバシーの基礎
ChatGPTにタスクやプロジェクトの情報を入力する際は、情報の取り扱いに注意が必要です。特に、機密情報や個人情報を入力する場合、AIモデルがインターネット上のサーバーにデータを処理していることを理解しておきましょう。
- 具体的な注意点：
- 機密情報の取扱い：個人情報や機密データを含む内容は、直接ChatGPTに入力しないようにしましょう。ChatGPTを使う際は、プロジェクトの内容を抽象化したり、データを一般化するなどしてセキュリティリスクを最小限に抑えます。
- 二段階認証やパスワード管理：ChatGPTに依存しすぎず、別のセキュリティ対策（例：二段階認証）やパスワード管理ツールを併用することで、データ保護を強化できます。
- 情報の暗号化：重要なタスク情報や進捗データについては、可能な場合、エンドツーエンドの暗号化を施したサービスと併用すると安心です。
ChatGPTの限界と人間の判断の重要性
ChatGPTはタスク管理に役立ちますが、AIの判断には限界があるため、最終的な決定は人間が行うことが必要です。
ChatGPTは即座に我々の問いに答えれくれますが、その答えが必ずしも正解とは限りません。現在も改良を重ね目まぐるしい進化をしていますがこのAIの問題は今後も付き纏うと考えられます。私たちは、情報を得るたびにその情報が正しいのか判断できる能力を養うことが必要になります。
ChatGPTを正しく用い私たちの業務に役立てるためには、AIは補助的役割であると認識することが重要になります。AIは私たちの判断を支援するものであり、AIの提案を鵜呑みにせずに内容を確認してからタスクに反映しましょう。
まとめ
ChatGPTを活用したタスク管理は、シンプルなリスト作成からプロジェクトの進捗確認、さらに習慣化サポートまで多岐にわたります。ChatGPTは、複数のタスクを効率よく整理し、スケジュールの案出しやリフレクションの支援を行えるツールとして役立つ反面、現時点では通知や自動連携機能はありません。そのため、Googleカレンダーやリマインダーアプリなど他ツールと併用することで、より実用的に活用できます。
また、ChatGPTはタスク管理の補助としての利用に限るべきであり、機密性の高い情報や個人情報を入力する際には十分に注意が必要です。ChatGPTを活用することで得られる生産性向上と効率的なタスク管理のメリットを享受しつつ、データ保護に関するリスク管理も怠らないよう心がけましょう。
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