ChatGPTを使った業務効率化例とアイデアを紹介！注意点も解説

ChatGPTを業務に活用することで、どのような効果が得られるのでしょうか。
メール作成や文書校正、要約、翻訳など、様々な作業を効率化できる一方、導入にあたっては、プライバシーやセキュリティ、回答の正確性など、いくつかの注意点があります。

この記事では、ChatGPTの業務活用事例を紹介しながら、その具体的な方法や効果、課題について解説します。
ChatGPTを賢く活用するためのヒントを提供し、業務効率化の可能性を探りましょう。

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ChatGPTで効率化できる業務

ChatGPTは、多岐にわたるビジネスシーンで活用することができます。ChatGPTを導入する企業は急増しており、実際に上手に活用することで、業務の効率化につながったり、サービスの向上に役立っています。

このセクションでは、具体的なChatGPTの活用方法を紹介します。

メールの作成

ChatGPTを活用することで、効率的かつ的確なメールを作成することができます。
特に、ビジネスメールでは適切な言葉遣いなどが要求されますが、ChatGPTを利用することで質の高いメールを作成することが可能です。

ただし、内容が的確であるか、言い回しや敬語の使い方などが適切であるかを人の目でチェックすることが重要です。

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文章の校正

ChatGPTは、文章の校正においても高い能力を発揮します。文章を入力するだけで、誤字脱字や文法のミスなど指摘し、正しい文章で返答をしてくれます。

即座に修正や改善案が提供されるうえ、ChatGPTは膨大なデータから学習を行なっているため、プロの校正者レベルの校正を行ってくれます。
また、様々な言語に対応しているため、英文の添削・校正なども可能です。

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文章の要約

ChatGPTを使用することで、Web記事や論文の要約など、手間と時間がかかる作業を簡略化できます。

また、文章の要約だけでなく、音声ファイルを元に**議事録の作成も可能です。

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翻訳や英語学習への活用

ChatGPTを活用し、翻訳作業を行うこともできます。ChatGPTは多様な言語の大量のテキストデータを学習しているため、高い翻訳精度を発揮します。
口語やフォーマル表現など指定したスタイルでの翻訳や特定のレベルの単語レベルで翻訳を行うように設定することも可能です。

さらに、翻訳と並行して文書の要約や、ユーザーニーズに沿ったに問題集や単語帳の作成など、他の翻訳ツールには搭載されていない機能も兼ね備えています。

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業務マニュアルの作成

ChatGPTを使って、業務マニュアルを作成することも可能です。

ChatGPTを活用することで、制作する項目の洗い出しや抜け漏れの確認、誤字脱字のチェックなどの作業を自動化し、作成業務の効率化を図ることができます。

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FAQの作成

FAQの作成にも、ChatGPTを活用することができます。過去のお問合せ履歴やフィードバックを参考にして、よくある質問に対する回答を作成してもらうことができます。

ほかにも、ECサイトの概要や、提供するサービスや商品情報をChatGPTに提供することで、想定する質問とその回答を自動生成することも可能です。

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壁打ちやアイデア出し

アイデア出しや意見交換の仮想のパートナーとして、ChatGPTを活用することも可能です。
悩みを抱えているときや迷っているときに、ChatGPTに意見を投げ、返答をもらうことで、新たな視点からの気づきが得られる可能性があります。

また、アイデアのリストアップしそのアイデアに対してフィードバックをもらうことで、自分では思いつかなかったアイデアが得らえるかもしれません。

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マーケティング

マーケティングにおいても、ChatGPTの活用が広がっています。ChatGPTを利用することで、広告の効果分析や改善、市場トレンドの予測などを行なえます。

どの広告が最も効果的だったかを評価するのに加えて、将来のトレンド予測を行うことで今後のキャンペーンや広告の計画を立てるのに役立ちます。

また、ChatGPTでコンテンツの作成も行えます。記事やブログ、SNS投稿において、顧客の求めているものを理解し、質の良いコンテンツを作成できます。

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ChatGPTを活用するメリット

ChatGPTを業務に導入することで、様々なメリットを享受することができます。ここでは、ChatGPTを活用するメリットを紹介します。

作業の自動化

ChatGPTをしようすることで、顧客からのよくある質問に対してリアルタイムで回答、メールに対して事前に用意されたテンプレートを用いて自動返信することが可能です。

大量の問い合わせにも対応可能で、ピーク時の従業員の負荷を軽減します。
また、データを入力するだけで、レポート、マニュアル、契約書などの文書を迅速に生成することも可能です。

更には、必要な情報を入力することで、ChatGPTが契約書や提案書のテンプレートを基に自動生成してくれます。

このような反復作業や定型的な作業においては、ChatGPTの導入が効果的であり、これにより、従業員はより価値の高い業務に集中することができ、全体の生産性が向上します。

時間の節約

ChatGPTは大量のデータを迅速に処理し、必要な情報を即座に提供します。
これにより、従業員が情報を探す手間を省き、迅速に必要な情報を得ることができます。

また、ChatGPTは契約書やマニュアル、FAQなどを自動で作成してくれるので、従業員の作業時間を減らすこともできます。

ほかにも、文章の要約やデータの分析なども行えるので、その作業に費やす時間も短縮します。

コスト削減

ChatGPTを使って反復的な業務や定型的な作業を自動化することで、人手が必要な業務を減らし、人件費を削減します。

また、ChatGPTは新入生研修マニュアルや教育資料を自動作成できるため、新入社員のトレーニングにかかる費用も削減できます。

さらに、 ChatGPTは24時間365日稼働できるため、今まで人が行っていた営業時間外の対応やサポートが不要になります。
これにより、追加のシフトやオーバータイムのコストを削減します。

人的エラーの減少

ChatGPTはルールに基づいて情報処理を行うため、人為的なミスが減少します。
特に、データ入力や文書生成などの反復的な作業においては、エラーを最小限に抑えられます。

また、ChatGPTは複数の情報源から情報を引っ張ってきており、それらを統合し、一貫したデータを提供することで、情報の不一致やデータの不整合を防ぎます。

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ChatGPTを業務に活用する際の注意点

ChatGPTの活用には多くのメリットがある一方で、導入時には注意すべき点もあります。ここでは、実際に活用する際に留意するべき点を紹介します。

プライバシーとセキュリティへの配慮

機密情報や個人情報を含むデータをChatGPTに入力する場合、データのプライバシーとセキュリティに注意が必要です。

ChatGPTはインターネット上の様々な情報から学習をしています。ChatGPTにプライバシーの情報を入力した場合、その情報が学習され、他の対話でその情報が漏洩してしまう場合があります。

機密性の高い情報を不用意に入力せず、匿名化して入力するなど、適切なセキュリティ対策を講じ、情報が漏洩しないようにすることが重要です。

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正確性の確認

ChatGPTは様々な質問に素早く回答してくれますが、その回答がが必ずしも正確とは限りません。

ChatGPTは、膨大なデータから学習を行なっており、誤ったデータを学習していると、誤った回答が生成されてしまいます。

また、ChatGPTでは、常に最新のデータが反映されているわけではないため、そこにも注意が必要です。ChatGPTの回答を鵜呑みにせず、回答をしっかり確認し、適宜修正を行うことが重要です。

ユーザー教育の必要性

ChatGPTを業務に導入する際は、従業員に対して正しい利用方法や注意点を教育することが重要です。

また、従業員がChatGPTに依存しすぎないようにする体制も必要です。
ChatGPTに頼りすぎてしまうと、独自の視点の喪失や、コミュニケーション能力の低下、学習意欲の低下などを引き起こす可能性もあります。

これらの問題を引き起こさないためにも、ChatGPTを導入する際は、従業員に対してしっかりとした教育を行うことが重要です。

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企業におけるChatGPT活用事例

前のセクションで紹介したように、業務の様々な場面でChatGPTを活用することができます。

現在では、不動産業やマーケティング、カスタマーサポート、教育、医療、銀行など、多岐にわたる業界で使用されています。

このセクションでは、実際にChatGPTを導入している企業の例を紹介します。

Realty Bank

株式会社Realty Bankは、2023年3月から不動産AIチャットという、LINE上で簡単に賃料査定を利用可能できるサービスを開始しました。

不動産業界では、専門的な知識が必要な仕事が多く、賃料査定などの作業には時間と労力がかかっていましたが、このサービスのおかげで、手軽に賃料査定を実行できるようになり、作業時間の短縮とコスト削減を達成しました。

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横浜銀行・東日本銀行

横浜銀行と東日本銀行は、ICTや金融テクノロジーの活用を通じて従業員の生産性向上を図ることを目的として、自動生成AI「行内ChatGPT」を導入しました。
このシステムの導入によって、文章の要約やメール文案の作成などの業務を自動化し、従業員がより高度な業務へ集中できるようになりました。

また、このシステムは、従業員が行内情報を照会するツールとしても利用でき、一般的なChatGPTの機能に加え、各種規程やマニュアルにも対応可能です。

さらに、セキュリティも重視しており、内部クラウド環境で情報を管理することにより、安全な運用体制を確保しています。

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➡️横浜銀行と東日本銀行による自動生成AI「行内ChatGPT」の導入で生産性を飛躍的に向上

パナソニック コネクト

パナソニックコネクトでは、2023年に全社員に対して「ConnectGPT」の提供を開始しました。
従業員はこのサービスを利用し、プログラミングの作成や文書の生成、翻訳などを行っています。

このサービスは、利用開始から3か月経過時点で、累計回数約26万回、1日あたり5000回以上利用されていました。

ライオン

ライオンでは、従業員約5000人に向けて、、ChatGPTを利用した自社開発のAIチャットシステム「LION AI Chat Powered by ChatGPT API」を公開しました。
このサービスでは、企画書作成のフォローや専門用語を一般的な言葉への変換を行うことができます。

ChatGPTを導入するうえで、セキュリティのリスクが一つの懸念点にあがってきますが、LION AI Chatでは、入力した情報をAIのトレーニングに利用されないような設定になっているほか、APIキーやトークンによってアクセスの制御も行っているため、不正アクセスなども防止できるようになっています。

サイバーエージェント

株式会社サイバーエージェントでは、インターネット広告事業本部において、ChatGPTを活用した「ChatGPTオペレーション変革室」を設立しました。

ChatGPTを活用し、質問の自動回答や海外拠点とのコミュニケーションなど社内コミュニケーションの補助を行い、デジタル広告のオペレーションにかかる作業時間を大幅に削減することを目標にしています。

横須賀市役所

横須賀市役所では、自治体で初めてChatGPTの活用実証を行いました。

トラストバンクが提供する自治体専用ビジネスチャットツール「LoGoチャット」にChatGPTのAPI機能を連携することで、様々な場面でチャットツールを活用できるようにしました。

具体的には、文章の作成や要約、校正、アイデアの創出などを行うことができ、これにより業務の効率化につながります。

日本情報通信

NTTグループの日本情報通信株式会社では、ChatGPTの使用を全社展開しました。
ChatGPTを導入することで、社員の生産性の向上、業務改善を目標にしています。

ChatGPTの利用は様々なメリットを享受できる一方で、危険性も持ちあわせているため、
日本情報通信では、ChatGPTを利用するためのガイドラインを定めるとともに、新入社員を対象としたワークショップを実施しました。

ワークショップでは、有効な問いの設定方法や、利用に当たっての留意点を理解したうえで、業務での積極的な活用を促しました。

立命館大学

立命館大学では、2023年4月から9月まで、一部学部の英語の授業において、ChatGPTと機械翻訳を組み合わせた英語学習ツール「Transable」を、試験導入しました。
このツールでは、日本語の文章を英語の文章に翻訳してくれるほか、その翻訳した文章が適切と判断される理由を解説してくれます。

このツールを取り入れることで、教育効果の向上を図るとともに、最新の英語教育のモデルコースとなることを目標にしていました。

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まとめ

この記事では、ChatGPTの業務での活用方法や実際の活用事例などを紹介しました。ChatGPTを適切に活用することで、メールの作成、文章の校正、要約、翻訳など様々な業務を効率化することが可能です。これにより、時間の節約、コスト削減、エラーの減少といった多くのメリットを享受でき、企業の生産性向上に寄与します。

ただし、導入にはデータのプライバシーやセキュリティの問題、回答の正確性の確認、ユーザー教育など、注意を払う必要があります。ChatGPTを業務に導入する際は、目的を明確にし、現状分析を行った上で、導入計画を策定することが重要です。また、トライアルを行い、効果を検証しながら、従業員への教育とサポートを行うことが求められます。
今後も進化を続けるAI技術を上手に活用し、業務の効率化と新たなビジネスチャンスの創出に役立てていきましょう。