kintoneとチャットボットを連携させる方法をわかりやすく解説！　

ビジネスの効率化において、kintoneとチャットボットの連携は大きな鍵を握っています。
この記事では、ビジネスアプリケーション構築プラットフォームとして広く利用されているkintoneの基本的な機能と利用メリット、さらにチャットボットとの連携による業務効率化のポイントについて解説していきます。

具体的な利用シーンや選定ポイントも紹介するので、kintoneの導入を考える際や、チャットボットとの統合を検討している企業様に役立つ情報を提供します。

ノーコード・ローコード開発を推進するkintoneと、コミュニケーションを自動化するチャットボットの組み合わせによって、ビジネスプロセスの最適化を実現しましょう。

kintoneとは

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社によって提供されているクラウド型プラットフォームであり、ビジネスアプリケーションの簡単な構築を可能にします。

ユーザーはノーコードまたはローコードの手法を用いて、データベースアプリやプロジェクト管理、CRM（顧客関係管理）、セールス管理など、さまざまなビジネスプロセスを支援するアプリケーションを迅速に開発できます。

これにより、技術的な専門知識がないユーザーでも、自分たちのビジネスニーズに合わせたカスタマイズが可能で、作成したアプリをチーム内で共有・運用することができます。
この柔軟性と迅速性が、多くの企業や組織での効率化と生産性向上に貢献しています。

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kintoneの使い方

初めて利用する場合は、まずkintoneの30日間無料お試しを使うことができます。

https://kintone.cybozu.co.jp/https://kintone.cybozu.co.jp/

上記のサイトにアクセスし、下記のように、右上の「試してみる」→「無料でお試しする」を選択して下さい。

kintone公式サイト

その後、必要事項を入力していくと、下記のようにメールが送信されます。届いたメールからログインして下さい。
必要事項入力後の画面

初めての場合、ログインすると以下のようにチュートリアルが表示されます。必要な方は行って下さい。
チュートリアル

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kintoneでできること

それでは、kintoneの使用例を抜粋して紹介したいと思います。そもそもkintoneは、自社の業務に合わせたアプリを使用することで業務効率化を図ります。

このアプリは、下記の画面のようなアプリストアから手に入れることができ、自分でファイル等を用意してアプリをあたらしく作成する方法と、kintone側で用意されたアプリを使用する方法の2通り存在します。

アプリストア

今回は、すでに用意されたアプリを使用していきたいと思います。

日報

アプリストアで「日報」と検索するだけでも、9個もの日報関連のアプリが出てきました。

日報アプリ一覧

この中でも、「運転日報」を使ってみたいと思います。

運転日報アプリのアイコン

以下、アプリの紹介文の引用です。

運送業等において、各ドライバーがその日の運転の記録を報告できるアプリです。運行開始から終了までの履歴、休憩時間、立替金の登録等が行えます。運行にかかった時間や、立替金などは自動で合計値が算出されます。スマートフォンやタブレットからも登録を行えるため、運行の合間を利用して入力も可能です。

各種項目を以下のように入力してみました。今回は、赤枠で囲んでいる部分が自動で計算されて反映されています。
ドライバーが手軽にスマートフォン等で日報を入力することができ、電卓で計算する必要がないので、運送業における業務効率化に繋がります。

運転日報の使用例

案件管理

案件管理には、以下のアプリを使用してみたいと思います。チュートリアル時に入力されていた情報をもとにご紹介します。

案件管理アプリのアイコン

案件の一例として、以下のような情報が記入されています。

案件の中身の一例

全体のリストとしては以下のようになっています。
案件のリスト

kintoneの特徴として、上記画像の赤枠の部分を押すと、データの分析結果をグラフとして出力することができます。実際に押してみると、以下のように項目別の様々なグラフのテンプレートが用意されており、自分で細かく設定することもできます。

案件リストのグラフ出力

Excelで案件管理をしている場合は、データを参照してグラフを挿入する作業が必要ですが、kintoneではその作業は必要ありません。

経費報告

経費として最も件数の多いと予想される交通費に関してのアプリを使用してみたいと思います。

交通費申請アプリのアイコン

以下、アプリの紹介文の引用です。

往訪など、交通費の立替金が発生したときに申請するアプリです。利用した交通費を登録するだけで、合計金額を自動で計算します。社外にいても確認・処理ができるので、申請から決裁までのスピードアップが図れます。

各種項目を以下のように入力してみました。

交通費申請の使用例

交通費の合計金額は自動で計算され、記入されています。kintoneには社外からもアクセスすることができるため、交通費の立替が発生した段階ですぐに入力することができます。

紹介した3つのアプリはほんの一例に過ぎません。実際の業務で使用頻度の高そうなアプリは他にも以下のようなものが挙げられます。

• 問い合わせ管理：お客様からのお問い合わせ内容・対応履歴を記録するアプリ

• 顧客リスト：会社名・担当者名・連絡先などお客様の情報を登録するアプリ

• プロジェクト管理：プロジェクトの進行状況を管理するためのアプリ

このように、kintoneを利用することで様々な業務が効率化できます。kintone上に様々なデータを保存し、共通のデータベースを作成することで、新たなシステムを開発する際に、データの取り出しに困らなくなるというメリットもあります。

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kintoneとチャットボットを連携するメリット

kintoneアイコン

kintoneとチャットボットを連携することには、以下のようなメリットがあります。

1. 即時性の向上
   チャットボットを介してkintoneのデータにアクセスすることで、ユーザーはすぐに情報を取得したり、問題を解決したりできます。これにより、データベースへの問い合わせや更新の即時性が格段に向上します。
   
   

2. ユーザーエクスペリエンスの向上
   チャットボットを使うことで、従業員や顧客は自然言語を用いてkintone内のデータや機能にアクセスできるようになります。これは、アプリの使いやすさを大幅に向上させ、より直感的なインターフェースを提供します。
   
   

3. 効率化と生産性の向上
   ルーティン作業やよくある質問にチャットボットが応答することで、人的リソースをより戦略的な楢務に集中させることができます。たとえば、リード追跡、顧客情報の更新、プロジェクトのステータス確認などが簡単になります。
   
   

4. コミュニケーションの改善
   チームメンバーがkintone上でデータを共有しやすくなることで、情報の透明性が向上し、より効果的なコミュニケーションが可能になります。チャットボットはこれを一層容易にします。
   
   

5. カスタマイズとスケーラビリティ
   kintoneの柔軟なカスタマイズ機能と組み合わせることで、チャットボットもビジネスの成長や変化に合わせて調整することが可能です。これにより、企業は特定のニーズに合わせてチャットボットを最適化できます。
   
   

これらのメリットにより、kintoneとチャットボットの連携はビジネスプロセスの自動化と最適化を大きく進めることができ、企業の効率性と競争力を高めることが期待されます。

kintoneとチャットボットの連携でできること

1. データ管理と分析の自動化
   • チャットボット経由で収集された顧客情報や業務データをkintoneで一元管理し、リアルタイムで分析することができます。これにより、迅速な意思決定をサポートし、データドリブンなアプローチを強化します。
     
     
2. 報告書の提出プロセスの自動化
   • 従業員がチャットボットに報告内容を入力すると、その情報が自動的にkintoneデータベースに登録され、関連する部署や担当者に通知されます。これにより、データ入力やファイルのアップロード、承認リクエストなどの時間を節約し、ミスを削減します。
     
     
3. 顧客サービスの質と効率の向上
   • 顧客からの問い合わせに対して、チャットボットが即時に回答します。対応データはkintoneにリアルタイムで蓄積され、これを分析してサービスの改善に役立てることができます。これにより、顧客対応の時間とコストを削減できます。
     
     
4. 社内情報の即時提供
   • 社内のFAQやノウハウデータベースをkintoneで構築し、チャットボットを通じて従業員が必要な情報を即座に取得できます。特に新入社員のオンボーディングや問題解決が迅速に行えるようになります。
     
     
5. ルーチンタスクの自動化とリソースの最適化
   • 繰り返し行われる問い合わせやルーチンタスクをチャットボットが自動で処理することで、人的リソースをより戦略的な業務に集中させることができます。

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kintoneと連携するチャットボットの選び方

チャットボットの選定は、kintoneとの連携を考慮して行う必要があります。kintoneと連携できるチャットボットは様々ですが、自社の目的や業務に合った適切なチャットボットを選定することが重要です。

必要な機能

連携するチャットボットを選ぶ際に注目すべき機能には、ユーザーのニーズに応じてカスタマイズ可能なインテリジェントな対話、kintoneで管理されているデータへのアクセス能力、または独自のビジネスプロセスに合わせたカスタマイズが含まれます。

たとえば、顧客サポートを自動化することが主目的であれば、自然言語処理能力が高く、顧客の意図を正確に理解できるチャットボットを選ぶべきです。

逆に社内の業務効率化を図る場合は、kintone上のデータに簡単にアクセスし、操作できる機能を持つチャットボットが適しています。
これらの機能が充実しているかどうかを検討することで、業務に必要な要件を満たすチャットボットを選び出せます。

デモやトライアルの可否

実際の導入に先立ってデモやトライアルを利用することは、そのチャットボットが組織の要件に合っているかを確認するために非常に有効です。
多くのチャットボットプロバイダーは無料トライアルを提供しており、これにより実際の環境での使用感やパフォーマンス、kintoneとの統合具合を評価できます。

デモやトライアルを通じてユーザー体験を事前に確認できるため、導入後のリスクを減らすことが可能になります。

価格とプラン

チャットボットの価格は提供される機能や対応範囲、サービスレベルによって大きく異なります。
多くのチャットボットサービスは、基本的な応答機能を持つ無料プランから、詳細な分析機能や高度なカスタマイズオプションを提供する企業向けの高価なプランまで幅広い選択肢を用意しています。

kintoneとの連携を考えた場合、対応するAPIの質や、提供されるカスタマイズの範囲が価格に反映されることが一般的です。企業は予算と求められる機能を照らし合わせ、最適なプラン選びをすることが重要です。

サポートとアフターサービス

万全なサポート体制は、チャットボット導入後の運用をスムーズにします。チャットボットプロバイダーは、導入から運用、アップデートに至るまで、さまざまな形でサポートを提供しています。
研修やチュートリアルの提供、技術的な問題への迅速な対応、機能追加に関する相談など、充実したサポート体制があるかどうかを確認することは非常に重要です。

特に、kintoneとの連携を行う際には、APIの使用方法やトラブルシューティングについて、詳しいサポートが必要となることがあります。このようなサービスが付随しているかを確認し、後々起こりうる問題に備えておきましょう。

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まとめ

本記事では、kintoneとチャットボットの連携に関して解説しました。両者の連携は、多くの利点をもたらすことが期待できます。
また、AIの進歩によってチャットボットの対話能力が向上することで、より複雑な業務も自動化できるようになることが期待されます。kintoneとチャットボットの連携を検討している企業は、今回の情報を参考に導入プロセスを進めてください。